К каким документам нельзя применять электронный кадровый документооборот и почему?

Согласно Письму Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97, существует ряд документов, к которым нельзя применять электронный документооборот. Минтруд уточнил, что только на бумаге нужно подписывать приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда.

В соответствии с частью третьей статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) положения данной статьи и статей 22.2 и 22.3 Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Таким образом, Кодекс исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником, их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Введение данной нормы связано с исключительным значением данных документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника - оспаривать увольнение или нарушение трудовых прав с учетом установленных законодательством коротких сроков обжалования в этой ситуации.

Изъятие указанных документов из-под действия электронного документооборота направлено на защиту интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе «задним числом», учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам.

Согласно статье 392 Кодекса работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

Оформление в бумажном виде акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, не позволит работодателю нарушать права работников, а работнику злоупотреблять своими правами.

Старший помощник городского прокурора А.В. Полякова